Module Réservation de salles

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Interface client

Les réservations de salles se font à l’aide d’un formulaire comme celui ci-dessous. C’est très simple : sélectionnez les dates et les heures auxquelles vous souhaitez réserver la salle grâce au pointeur de votre souris. Ensuite, remplissez les champs du formulaire et cliquez sur le bouton « Envoyer ».


 

Types de réservation

Les heures où les salles sont déjà réservées apparaîtront de différentes couleurs selon le type de réservation.

Non-réservable
Par exemple, si vous ne voulez pas que quelqu'un réserve la salle de 00h00 à 06h00, vous pouvez la rendre non-réservable. Pour qu’une heure soit non-réservable, l’administrateur doit définir une règle, nous verrons ça en détail plus tard dans la documentation.
Réservé
Personne d’autre ne peut réserver à cette même date.
Pré-réservéLorsqu’un client passe une réservation, le statut de celle-ci est « Pré-réservé ».
Lorsqu’une salle est pré-réservée, rien n’est encore définitif, une autre personne peut très bien passer une autre réservation à la même date. Il faut que l’administrateur change le statut de la    réservation à « Réservé » pour qu’elle soit définitive.
Sélectionné
C’est les zones que vous avez sélectionnées pour une réservation.





 


Tableau de bord

Connexion

Pour vous connecter au tableau de bord, il vous suffit d’écrire dans la barre d’adresse, l’URL de votre site suivit de « /Editor/InstancePortal ». Par exemple :

http://www.artionet.ch/Editor/InstancePortal

Vous pouvez alors vous connecter à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe que nous vous avons fourni.

Gestion des réservations

La gestion des réservations est gérée entièrement à partir du tableau de bord. Maintenant que vous êtes connecté, nous allons vous présenter l’interface de gestion des réservations :

 


Afin d’accéder aux réservations, cliquez sur «Formulaires» puis dans l’application «Réservation» cliquez sur «Ressources» dans la partie gauche de votre écran. Cliquez ensuite dans la partie de droite, sur le lien «Réservations» ou «Règles» de la salle à laquelle vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer une réservation.
Voir la vidéo d'aide pour accéder aux réservations
Voir la vidéo d'aide pour accéder aux règles
 
Vous pouvez également sélectionner plusieurs salles plusieurs salles en une fois. Pour ce faire, sélectionner les salles où vous désirez ajouter ou
supprimer une réservation et cliquer sur le bouton «Multi-calendriers»
Voir la vidéo d'aide pour sélectionner plusieurs salles en une fois



Types de réservation

Il existe deux types de réservation :

Les évènements
Il s’agit d’une réservation ponctuelle.
Les règles
Elles permettent de définir des périodes ou une salle sera non-réservable. Ainsi, vous pouvez définir que chaque jour de 00h00 à 06h00, la salle sera non-réservable.





Les règles

Voir la vidéo d'aide pour accéder aux règles

Ajouter une règle
Pour ajouter une règle, sélectionnez la date de début dans le calendrier puis sélectionner le type de récurrence et la date d’expiration (s’il y en a une) comme représentée dans le formulaire ci-dessous :


Supprimer une règle
Pour annuler une règle, il suffit de faire un clic sur la réservation et de choisir l’option « Supprimer ».
Les événements

Voir la vidéo d'aide pour accéder aux événements

Ajouter un événement
Sélectionnez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez réserver la salle grâce au pointeur de votre souris, entrez le statut de la réservation puis cliquez sur « Enregistrer ».
Modifier un événement
Pour modifier un événement, il suffit de cliquer sur celui-ci et de mettre à jour les données.

Lorsqu’un client passe une réservation, il est important de changer le statut à « Réservé ». Ceci permet de confirmer la réservation. Ainsi, il ne sera plus possible de réserver une salle à la date concernée.


Supprimer une réservation
Pour supprimer un événement, il suffit de faire un clic sur la réservation et de cliquer « Supprimer ».



Formulaire de réservation de salle

Création d’une salle

Voir la vidéo d'aide pour la création d'une salle

Pour commencer, il est nécessaire d’ajouter la salle dans le tableau de bord. Pour ce faire, connectez-vous au tableau de bord comme vous l’avez vu précédemment et rendez-vous sur « Ressources ».

Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter ».



La fenêtre suivante apparaît :




La granularité :
Elle détermine la précision des horaires de réservation.
Exemple :

La longueur minimale :

·     Elle décrit le temps minimum pour lequel la salle sera réservée. Dans l’exemple ci-dessus, la durée minimale de réservation sera de 60 minutes.

Week-ends : La case à cocher détermine si la salle peut être proposée à la location durant le week-end ou non.
Formulaire :Ce point est traité dans les sections suivantes
Groupes : Définit quels groupes d'utilisateurs ont le droit d'accéder à la salle
 
Lorsque les champs ont été complétés, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».


Création du formulaire

En premier lieu, connectez-vous à l’interface d’administration de votre site. Pour ce faire, indiquez l’URL de votre site suivi de « /admin » dans votre navigateur web. Puis insérez le nom d’utilisateur et le mot de passe que nous vous avons fourni dans les champs prévus à cet effet.

Une fois connecté, créez une nouvelle page ou rendez-vous sur une page déjà existante. Sur celle-ci, ajoutez un bloc de type formulaire puis cliquez sur le bouton « Suivant ».



À partir ce moment, trois possibilités s’offrent à vous :

  • Nouveau formulaire
  • utiliser un modèle
  • copier un modèle
 
Choisissez l’option « Nouveau formulaire ».


Ajouter un champ

Pour ajouter un champ dans un formulaire, il vous suffit de maintenir le clic sur un élément proposé dans la colonne de gauche, puis le glisser et le relâcher le bouton de la souris dans la zone de droite.

Modifier l’ordre des champs

Voir la vidéo d'aide pour déplacer les champs

Vous pouvez également déplacer un champ en maintenant le clic sur celui-ci puis et en le glissant vers le haut ou vers le bas.



Sur l’exemple ci-dessous, nous avons utilisé un champ  « Réservation », six champs de type « Champ de texte » ainsi qu’une « Zone de texte ». Seul le champ réservation est absolument nécessaire.






Modifier un champ

Voir la vidéo d'aide pour modifier un champ

Pour modifier un champ cliquez sur sa légende, puis sur  . Lors du clic sur ce bouton, la fenêtre suivante apparaît :



Nom du champ
Il s’agit de la légende qui sera affichée à gauche du champ.
Taille du champCette option définit la longueur du champ
Champ requis
Permet de spécifier si un champ est obligatoire ou non.  Si la case est cochée, l’utilisateur sera contraint d’insérer une valeur avant d’envoyer le formulaire
Valeur par défaut
Valeur présente par défaut dans un champ lorsque le formulaire est chargé dans la page
Type de validationPermet d’imposer un format spécifique aux données saisies par l’utilisateur. Par exemple, la validation nommée « E-mail » contrôle avant l’envoi si l’utilisateur à bien inséré une adresse e-mail
LiaisonLa liaison « Email – Client » permet de spécifier au formulaire que l’on récupère le contenu d’un champ, par exemple une adresse e-mail, pour envoyer un e-mail de confirmation à l’utilisateur


Maintenant que vous savez comment ajouter et modifier des champs, vous pouvez les créer et les paramétrer.

Voilà un exemple de formulaire de réservation de salle. Les bulles indiquent les paramètres de champs. Le seul champ obligatoire est « Réservation ».



Ensuite, vous pouvez passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton « Suivant ».


Paramétrer le formulaire

Remplissez le formulaire comme ci-dessous et cliquez sur le bouton « Suivant ».




Envoi et sauvegarde des données

Envoi par e-mail

Voir la vidéo d'aide pour l'envoi par e-mail

·       

StatutIl est nécessaire d’activer le statut pour que l’envoi des données par e-mail fonctionne.
Expéditeur
Ce champ définit l’adresse avec laquelle sera envoyée la confirmation par e-mail au client.
DestinatairesPermet d’envoyer une notification aux adresses e-mail mentionnées lorsqu’un utilisateur envoie le formulaire.
Sujet
Il s’agit de l’objet des e-mails de notification.
Template
Correspond au modèle d’e-mail utilisé pour l’envoi de la notification à l’administrateur du formulaire.
Attention : veillez à ne pas inverser les deux champs.
Template Client
Correspond au modèle d’e-mail utilisé pour l’envoi de la notification au client.
Attention : veillez à ne pas inverser les deux champs.



Enregistrement dans la base de données
StatutIl est nécessaire d’activer le statut pour que les données envoyées soient enregistrées dans la base de données. Dans le cas contraire, les renseignements ne sont pas conservés.


Message de confirmation

Maintenant nous allons nous occuper du message de confirmation qui sera affiché à l’utilisateur lors de l’envoi du formulaire. Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :

  • La première consiste à afficher un message en cachant le formulaire.
  • La seconde est une redirection vers une autre page.




Redirection

Voir la vidéo d'aide pour l'URL de redirection

Comme indiqué ci-dessus, si vous souhaitez effectuer une redirection sur une autre page, il est nécessaire de connaître l’URL de la page où l’utilisateur sera dirigé. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la flèche bleue présente dans la barre d’administration :



Lorsque vous survolez le bouton avec votre souris, il apparaît de la manière suivante :



Dès que vous avez cliqué sur le bouton, la fenêtre ci-dessous apparaît à l’écran :



Une fois que toutes les données ont été complétées, cliquez sur « Suivant » pour terminer la création du formulaire.


Lier le formulaire à la salle

Voir la vidéo d'aide pour lier le formulaire à la salle

Maintenant, il reste à effectuer une dernière étape pour que votre formulaire de réservation de salle soit fonctionnel.

Pour cela, retournez sur le tableau de bord et cliquez sur « Formulaires » puis sur « Ressources » dans la partie gauche de votre navigateur.



Cliquez ensuite sur « Editer » de la salle créée précédemment.

Dans le champ « Formulaire », sélectionnez le formulaire de réservation de votre salle puis cliquez « Enregistrer ».



Voilà, le formulaire est alors terminé.